PLANO DE CONTINGÊNCIA OPERACIONAL

(Regras Gerais de Operação dos Eventos)

1 – Matriz de Avaliação de Riscos.

Definição do Modelo de Avaliação de Risco considerando:

• O enquadramento legal,
• O tipo de evento,
• O perfil dos visitantes,
• As expectativas de afluência por hora e por dia.

Avaliação de Risco com base na Matriz de Avaliação de Riscos de propagação da Covid-19 para as diferentes fases operacionais do evento definida, em função das características próprias de cada um:

• Montagem
• Realização
• Desmontagem

2 – Monitorização de Sintomas e Rastreio

Instalação de sistemas automáticos de detecção de temperatura nas entradas dos recintos, para a medição da temperatura corporal de todo o tipo de visitante:

• Clientes,
• Fornecedores,
• Público,
• Colaboradores,
• Técnicos de segurança, manutenção, montagens e limpezas.

Permanência de equipa médica durante todas as fases operacionais do evento.

Implementação do Protocolo para casos suspeitos.

3 – Distanciamento Social

Definição da lotação e capacidade máxima para cada espaço;

Implementação de corredores com mínimo de 3 metros;

Implementação de um circuito de sentido único e obrigatório, para todas as feiras, congressos e eventos, para evitar o cruzamento das pessoas;

Garantia, de uma forma geral, de um distanciamento físico de 1,5m em todo o recinto;

Desenvolvimento e implementação de um conjunto de sinalética de segurança e orientadora, com marcação de chão, para garantir o cumprimento do distanciamento social nas filas das bilheteiras, acreditações, entradas, instalações sanitárias, elevadores, escadas e ATM’s;

Controle de aglomeração de pessoas: A segurança procede ao aconselhamento da desmobilização de aglomerados que constituam grupos acima do permitido;

Definição e reconfiguração dos layouts para os espaços confinados como os auditórios e salas de reuniões, assegurando o distanciamento social entre participantes, de acordo com as indicações da DGS;

Implementação de Planos de Operações de Montagem e de Desmontagem para cada evento, que contemplam:

• Definição das regras de acesso;
• Definição de uma ordem para as entradas do transporte de pessoas e materiais;
• Definição de procedimentos na área de cargas e descargas;
• Definição das regras de protecção individual dos trabalhadores;
• Reforço dos postos de vigilância para controlo do cumprimento dos procedimentos definidos.

4 – Protecção Individual

Uso obrigatório de máscara em todas as áreas dos recintos, complementado com viseira ou painel de acrílico nos postos de atendimento ao público;

Definição de EPI’s específicos tendo em conta as actividades e as tarefas a realizar, como luvas, viseiras, capacetes ou vestuário;

Obrigação do cumprimento rigoroso de utilização dos equipamentos de protecção individual que venham a ser definidos, em função as actividades e as tarefas a realizar.

5 – Higienização

Obrigação de higienização das mãos com uma solução anti-séptica em todas as entradas. Esta medida será controlada pelos seguranças presentes nas mesmas;

Disponibilização dos meios de lavagem e secagem das mãos com doseadores de sabão e toalhetes de papel em todas as instalações sanitárias;

Colocação de dispensadores com solução anti-séptica de base alcoólica (SABA) em todas as instalações sanitárias e locais estratégicos das áreas comuns;

Higienização e Desinfecção de todos os espaços de acordo com as regras definidas, com Monitorização e Registo;

Remoção de elementos físicos de potencial contacto com os clientes, expositores e montadores que não sejam indispensáveis à realização do evento;

Assegurar junto dos clientes, a informação sobre as políticas de adopção de comportamentos de etiqueta respiratória e higiene, nos espaços. Deve-se optar por formas alternativas de promoção dos seus produtos/serviços que minimizem os contactos físicos;

Implementação da regra de obrigatoriedade de colocação de dispensadores SABA em todos os stands e áreas reservadas de clientes.

6 – Serviços de catering

Em complementaridade com as medidas de segurança alimentar em vigor, todas as operações de catering durantes os eventos estão sujeitas às medidas específicas recomendadas pela DGS para o sector da restauração, nomeadamente:

• Uso obrigatório de EPI´s específicos, (máscara, luvas e toucas) para diferentes tarefas de todos os colaboradores afectos à operação;
• Colocação de dispensadores para higienização das mãos perto de todos os pontos de serviço para uso obrigatório dos clientes;
• Protocolo de limpeza e higienização da área de catering e desinfecção de todas as superfícies entre utilizações por diferentes pessoas;
• Uso obrigatório de descartáveis no serviço de comidas e bebidas em todas as operações realizadas nos eventos;
• Proibição de self-service e serviço obrigatório para todas as comidas e bebidas, por funcionários habilitados;
• Maior número de pontos de serviço para evitar aglomerados;
• Confecção de toda a alimentação em cozinha certificada para o efeito;
• Sinalética presente para assegurar a sensibilização dos participantes no sentido de adoptarem comportamentos seguros.

7 – Serviços de Audiovisuais:

Higienização e desinfecção de todo o equipamento antes de dar entrada no recinto;

Planeamento de montagens, em articulação com o espaço, garantindo o cumprimento das Medidas de Autoprotecção (MAP) e distanciamento social;

Embalagem e transporte de microfones, auscultadores e materiais disponibilizados aos intervenientes, em sacos zip devidamente higienizados;

Na preparação da sua utilização, o técnico devidamente munido dos EPI’s necessários, instalará o microfone e emissor no orador;

Higienização e desinfecção de todo o equipamento susceptível de contacto com os participantes do evento, após a montagem e ensaios, e entre cada utilização;

Intransmissibilidade de material entre participantes durante as actividades;

Recomenda-se o uso de computadores pessoais de cada interveniente;

Implementação de palcos com medidas suficientes para permitir o cumprimento das normas de distanciamento social;

Manter o distanciamento obrigatório entre todos os colaboradores afectos às régies ou quaisquer outras áreas de apoio à operação.

8 – Desinfecção geral de Superfícies e Ambientes.

Elaboração de planos de desinfecção de todas as superfícies de uso comum e mobiliário alocado aos eventos, por espaço e/ou equipamento, com uma periodicidade de acordo com a actividade e/ou necessidades exigentes entre diferentes as utilizações;

Utilização de técnicas e produtos certificados para desinfecção das superfícies de contacto, adequados a cada evento e espaço de utilização;

Desinfecção geral diária de todas as áreas ocupadas pelo evento, bem como a remoção de lixo e outros resíduos observando os protocolos em vigor;

Monitorização e registo de todas as actividades de desinfecção por espaço e/ou equipamento;

Garantir a ventilação e renovação do ar nos pavilhões através do sistema existente nas infra-estruturas.

9 – Sensibilização, Divulgação e Aplicação das Medidas de Prevenção em cada Evento

Divulgação prévia a todos os clientes das condições de utilização das infra-estruturas no âmbito das contingências da Covid -19, através de um canal directo de comunicação;

Afixação das medidas de prevenção e regimes de higiene e desinfecção em vigor nas entradas e em locais bem visíveis, bem como outras orientações tidas como relevantes para um comportamento preventivo, em formato estático ou digital;

Informação áudio regular com anúncios nos sistemas de som sobre o estrito respeito das regras de obrigatoriedade de uso de máscara, cumprimento do distanciamento social e circulação no espaço;

Designação de uma equipa de piquete permanente específica, durante a fase operacional de cada evento para assegurar o cumprimento obrigatório de todos os procedimentos obrigatórios do Plano de Contingência.

10 – Eventos Híbridos

A Lisboa FCE tem como missão apoiar as empresas no desenvolvimento da sua atividade e todos seus clientes na realização dos seus eventos, para que consigam atingir os objetivos a que se propõem, quer ao nível da comunicação, promoção e vendas, quer ao nível da divulgação científica, quer ao nível da notoriedade e visibilidade das entidades que representam. Neste sentido e como forma de dar resposta às contingências da pandemia, criámos um serviço diferenciador para eventos híbridos, o Lisbon Live Meetings.

Para que as empresas continuem a comunicar, sem pôr em causa a segurança dos seus colaboradores, dos seus clientes e parceiros, as equipas da Lisboa FCE desenvolveram esta solução, chave na mão, inovadora, pioneira e segura, que vem fazer face a uma procura existente e que associa a experiência virtual a uma experiência real, possibilitando uma ampla conectividade entre participantes digitais e físicos, permitindo alcançar experiências e objetivos comunicacionais dos clientes, com impacto e valor.

O Lisbon Live Meetings surge para apoiar os nossos clientes e, em conjunto, continuarmos a realizar eventos com confiança!

BE SAFE – BE POSITIVE – BE INSPIRED